PRIVACYVERKLARING
Simple with Money is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Laatst gewijzigd: 8-10-2026
Simple with Money, vertegenwoordigd door Elske de Vries, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87503492, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
1. Contactgegevens
Simple with Money
Siriusstraat 63
9742KV Groningen
KvK-nummer: 87503492
E-mail: mail@simplewithmoney.com
Website: www.simplewithmoney.com
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via mail@simplewithmoney.com.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Simple with Money verwerkt persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van onze diensten, contact met ons opneemt, een overeenkomst met ons aangaat of wanneer je deze gegevens aan ons verstrekt.
Afhankelijk van de dienstverlening kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:
Persoons- en contactgegevens
Voor- en achternaam
Adresgegevens
E-mailadres
Telefoonnummer
Geboortedatum
Geboorteplaats
Nationaliteit
Gegevens van de onderneming
Bedrijfsnaam
KvK-nummer
Btw-nummer
Vestigingsadres
Bankrekeningnummer
Gegevens over de bedrijfsactiviteiten
Administratieve en financiële gegevens
Afhankelijk van de opdracht kunnen wij onder andere verwerken:
Inkoop- en verkoopfacturen
Bonnetjes
Banktransacties
Omzet- en kostengegevens
Gegevens over klanten en leveranciers
Btw-gegevens
Gegevens die noodzakelijk zijn voor inkomstenbelastingaangiften
Gegevens over fiscale aftrekposten
Correspondentie met belastinginstanties
Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeengekomen dienstverlening
Wanneer je persoonsgegevens van klanten, leveranciers, werknemers of andere personen van jouw onderneming aanlevert, ben je verantwoordelijk voor het op rechtmatige wijze verstrekken van deze gegevens aan Simple with Money.
3. Bijzondere persoonsgegevens
Wij verwerken in principe geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Bij het verzorgen van een inkomstenbelastingaangifte kunnen bijvoorbeeld gegevens voorkomen die gevoelig van aard zijn. Wij verwerken dergelijke gegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
Wij verzoeken je om geen persoonsgegevens aan te leveren die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.
4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Simple with Money verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Het uitvoeren van de overeenkomst met de klant;
Het voeren en controleren van administraties;
Het verzorgen van btw-aangiften;
Het verzorgen van inkomstenbelastingaangiften;
Het geven van administratief en fiscaal advies;
Het uitvoeren van budgetcoaching;
Het opstellen en versturen van facturen;
Het verwerken van betalingen;
Het onderhouden van contact met klanten;
Het plannen en uitvoeren van afspraken;
Het uitvoeren van cliëntenonderzoek op grond van de Wwft;
Het uitvoeren van risicobeoordelingen;
Het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
Het beveiligen van onze dienstverlening en systemen;
Het behandelen van vragen, verzoeken en klachten;
Het verbeteren van onze dienstverlening.
5. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van het doel van de verwerking baseren wij ons op de volgende grondslagen:
Uitvoering van de overeenkomst
Wij verwerken persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de overeenkomst met jou uit te voeren.
Dit geldt bijvoorbeeld voor het voeren van de administratie, het verzorgen van aangiften en het onderhouden van contact over onze dienstverlening.
Wettelijke verplichting
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn op grond van fiscale wetgeving of de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
Gerechtvaardigd belang
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, bijvoorbeeld voor het beveiligen van onze systemen, het voeren van onze bedrijfsadministratie en het verbeteren van onze dienstverlening.
Bij deze verwerking maken wij een afweging tussen ons belang en jouw privacybelangen.
Toestemming
Wanneer voor een bepaalde verwerking toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf.
Je kunt een gegeven toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die vóór het intrekken van de toestemming rechtmatig zijn uitgevoerd.
6. Wwft en cliëntenonderzoek
Als boekhoudkantoor kunnen wij verplicht zijn om te voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
In dat kader kunnen wij persoonsgegevens verwerken voor onder andere:
het identificeren van klanten;
het controleren van identiteitsgegevens;
het vaststellen van uiteindelijk belanghebbenden (UBO's);
het uitvoeren van cliëntenonderzoek;
het uitvoeren van een risicobeoordeling;
het controleren van PEP- en sanctierisico's;
het vastleggen en bewaren van relevante cliëntinformatie;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen met betrekking tot ongebruikelijke transacties.
Wij kunnen hiervoor aanvullende informatie en documenten bij je opvragen.
Wanneer wij op grond van de Wwft verplicht zijn bepaalde informatie te bewaren of te verstrekken, kunnen wij dit doen zonder dat daarvoor afzonderlijke toestemming nodig is.
7. Verwerking van persoonsgegevens namens onze klanten
In het kader van onze boekhoudkundige dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens verwerken die onze klanten aan ons verstrekken.
Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens die voorkomen op:
verkoopfacturen;
inkoopfacturen;
bonnetjes;
banktransacties;
loon- en personeelsadministratie, indien van toepassing;
administraties van klanten en leveranciers;
belastingdocumenten.
Wanneer wij dergelijke persoonsgegevens uitsluitend namens onze klant verwerken, kan onze klant voor die verwerking de verwerkingsverantwoordelijke zijn en Simple with Money de verwerker.
In dat geval verwerken wij deze persoonsgegevens uitsluitend voor de overeengekomen dienstverlening en volgens de afspraken die met de klant zijn gemaakt.
8. Software en digitale systemen
Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van verschillende digitale systemen.
Afhankelijk van de dienstverlening kunnen dit onder andere zijn:
STRATO Webmail
Wij gebruiken STRATO voor zakelijke e-mailcommunicatie en het verzenden en ontvangen van zakelijke berichten en documenten.
Gmail / Google Workspace
Wij zijn voornemens onze zakelijke e-maildiensten over te zetten naar Gmail/Google Workspace. Na deze overgang kan Google Workspace worden gebruikt voor zakelijke e-mailcommunicatie en het opslaan en verwerken van zakelijke e-mail.
Moneybird
Wij gebruiken Moneybird voor het voeren en verwerken van administraties.
Fiscaal Online
Wij gebruiken Fiscaal Online voor het opstellen en verwerken van fiscale aangiften en voor werkzaamheden die verband houden met onze fiscale dienstverlening.
OneDrive / SharePoint
Wij gebruiken Microsoft OneDrive en SharePoint voor het beveiligd opslaan en beheren van documenten en dossiers, waaronder documenten die onderdeel zijn van het Wwft-cliëntenonderzoek.
Notion
Wij gebruiken Notion voor onder andere interne organisatie, planning, klantinformatie en het vastleggen van zakelijke notities.
Microsoft Teams
Wij gebruiken Microsoft Teams voor online afspraken, coaching en overleg met klanten.
Wij kunnen WhatsApp gebruiken voor communicatie met klanten, bijvoorbeeld voor korte vragen, afspraken en praktische communicatie.
Website
Onze website kan persoonsgegevens verwerken wanneer je bijvoorbeeld een contactformulier invult of op een andere manier contact met ons opneemt.
Welke systemen daadwerkelijk worden gebruikt, kan afhankelijk zijn van de dienstverlening en kan in de toekomst wijzigen.
9. Gebruik van AI
Simple with Money kan gebruikmaken van AI-functionaliteiten voor interne ondersteuning.
Wij gebruiken ChatGPT uitsluitend met geanonimiseerde informatie. Wij voeren voor onze normale klantwerkzaamheden geen namen, adressen, BSN's, bankrekeningnummers, volledige facturen of andere rechtstreeks tot personen herleidbare persoonsgegevens in ChatGPT in.
AI kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor:
het structureren van geanonimiseerde informatie;
het maken van samenvattingen;
administratieve ondersteuning;
het verbeteren van teksten en communicatie;
het ondersteunen bij algemene fiscale of administratieve vraagstukken.
ChatGPT wordt niet gebruikt om zelfstandig belastingaangiften in te dienen of zelfstandig beslissingen te nemen over de fiscale positie van klanten.
10. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens niet aan derden.
Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Dit kan onder andere betrekking hebben op:
leveranciers van boekhoud- en fiscale software;
e-mail- en communicatieleveranciers;
cloud- en opslagdiensten;
videoconferentiediensten;
ICT- en beveiligingsleveranciers;
betaal- en facturatiediensten;
professionele adviseurs, indien noodzakelijk;
overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Waar een externe partij persoonsgegevens namens Simple with Money verwerkt, zorgen wij waar nodig voor passende afspraken, waaronder een verwerkersovereenkomst.
11. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht ons verplicht de gegevens langer te bewaren.
Voor onze fiscale en administratieve gegevens geldt in het algemeen een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Voor bepaalde gegevens kan een langere wettelijke bewaartermijn gelden.
Wanneer persoonsgegevens onderdeel zijn van een administratie waarop een wettelijke bewaarplicht van toepassing is, kunnen deze gegevens gedurende de betreffende wettelijke bewaartermijn worden bewaard.
Voor gegevens waarvoor geen wettelijke bewaarplicht geldt, bepalen wij de bewaartermijn op basis van het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn en er geen wettelijke bewaarplicht meer geldt, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.
12. Beveiliging van persoonsgegevens
Simple with Money neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen en systemen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Wij beoordelen daarnaast de beveiliging en betrouwbaarheid van de digitale systemen die wij gebruiken en maken waar nodig passende afspraken met leveranciers.
13. Jouw privacyrechten
Je hebt op grond van de AVG, afhankelijk van de omstandigheden, het recht om:
je persoonsgegevens in te zien;
onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
te verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens;
te verzoeken om beperking van de verwerking;
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
je persoonsgegevens over te laten dragen (dataportabiliteit);
een eerder gegeven toestemming in te trekken.
Deze rechten zijn niet onbeperkt. Wanneer wij bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren, kunnen wij deze gegevens niet eerder verwijderen.
Een verzoek kan worden ingediend via:
mail@simplewithmoney.com
Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Wij vragen daarbij niet om meer informatie dan noodzakelijk.
Wij reageren binnen de wettelijke termijn op je verzoek.
14. Klachten
Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via:
mail@simplewithmoney.com
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Meer informatie hierover vind je op:
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
15. Cookies
Onze website kan gebruikmaken van technische en functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website.
Wanneer wij gebruikmaken van analytische, marketing- of andere cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen wij hiervoor toestemming volgens de toepasselijke regelgeving.
De specifieke cookies die op onze website worden gebruikt, kunnen in een afzonderlijk cookiebeleid worden beschreven.
16. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Simple with Money kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.
De meest recente versie van deze privacyverklaring is beschikbaar via onze website.
Bovenaan deze verklaring staat vermeld wanneer deze voor het laatst is gewijzigd.
Elske de Vries
Simple with Money
Siriusstraat 63
9742KV Groningen
KvK-nummer: 87503492
E-mail: mail@simplewithmoney.com
Website: www.simplewithmoney.com
Laatst gewijzigd: 8 oktober 2026